Att sköta bokföringen digitalt börjar bli norm i det moderna samhället och det kommer bli ännu viktigare i framtiden då fysisk bokföring på papper fasas ut helt. Om du ännu inte har börjat med digital bokföring kan den här artikeln uppmuntra dig att ta steget redan idag.
När bokföringen sköts manuellt måste du sköta fysiska pärmar och mappar där du samlar bolagets viktiga kvitton, fakturor och andra ekonomiska papper. Att förvara bokföringen hemma eller på kontoret kan verka säkrare än att ha allt material digitalt, men det stämmer inte riktigt. Pärmar och mappar kan bli stulna eller försvinna på något annat sätt. Det kan även ske olyckor som att det börjar brinna eller blir en översvämning som gör att allt går förlorat. Att digitalisera hela bokföringen är därför smart från ett säkerhetsperspektiv, samtidigt som det förenklar vid hanteringen av viktig information.
Här är några andra viktiga skäl till varför du bör digitalisera bokföringen:
Effektivisera processen
När alla uppgifter bara finns på papper kan det ta flera timmar att sätta samman en rapport eller för att hämta specifika uppgifter om transaktioner eller bolagets ekonomiska historia. Med digital bokföring kan du enkelt skapa ett effektiviserat system där allt är samlat på en specifik plats och du har alltid tillgång i realtid till den ekonomiska information du behöver. Oavsett om du vill spåra transaktioner, ta ut rapporter eller få tillgång till någon annan viktig ekonomisk data kan du göra det med några få klick. En redovisningsbyrå som specialiserar sig på digital bokföring kan dessutom hjälpa dig att skapa ett mycket effektivt system.
Samla in information i realtid och få fram korrekta rapporter
En av de största fördelarna med att flytta över din bokföring till ett digitalt system är att ekonomisk information kan hämtas, analyseras och sorteras enkelt för att ge korrekta rapporter. Med pappersbaserade system kan det ta en timme eller mer för en revisor att skapa en likviditetsanalys med aktuell data. I ett digitalt format finns all information på plats för att skapa alla möjliga ekonomiska rapporter och det går att få fram en likviditetsanalys på några minuter. Att kunna arbeta med ekonomisk data i realtid kan vara mycket användbart för bolag.
Förbättrad åtkomst av viktig information
Ibland behöver flera avdelningar tillgång till ekonomisk information. Du kanske får hjälp med bokföring av en redovisningsbyrå som måste få åtkomst, eller kanske dina anställda måste lägga upp kostnadsrapporter eller annan information till ekonomiavdelningen.Att ha informationen tillgänglig i ett digitalt format på en säker server ger lättare åtkomst för alla som behöver det. Du kan sätta upp lösenordsskyddade filer och mappar för att sedan ge tillgång till specifika användare. Har du bara ett manuellt system på plats måste alla inblandade spendera tid på att hantera pappersarbete och de måste även kommunicera med flera olika personer för att få den information som behövs.
